10 étapes essentielles pour une clôture de fin d’année réussie

La clôture de fin d’année est une étape importante pour votre activité puisqu’elle permet de montrer une image fidèle et cohérente des comptes de votre entreprise aux différentes parties prenantes. En plus d’être obligatoire et susceptible d’être vérifiée par l’administration fiscale, elle permet au moins une fois par an de vérifier que vos comptes sont révisés et conformes et permettent à l’expert-comptable et son client de prendre un moment pour analyse et « discuter du bilan » de l’année écoulée.

Pour bien comprendre les enjeux de cette période de clôture et vous aider à la préparer du mieux possible, nous vous avons préparé la présentation des 10 étapes clés pour une clôture de fin d’année réussie ! 😊

À l'exception des entrepreneurs individuels au régime micro, chaque encaissement-décaissement comptabilisé doit être justifié par un document justificatif, le plus souvent une facture. À l’approche de la clôture, plus aucune transaction bancaire ne doit rester non justifiée et non réconciliée à un justificatif.

Mis à part essentiellement les entreprises soumises à l’IR – BNC qui comptabilisent en mode « trésorerie » (recettes, dépenses uniquement) leurs opérations, les autres (BIC, IS) relèvent le plus souvent d’une comptabilité d’engagement (créances et dettes), c’est-à-dire que les factures mêmes impayées doivent être comptabilisées au plus tard à la clôture des comptes annuels. Ces factures doivent donc être transmises au cabinet comptable, idéalement au fil de l’eau dans le logiciel Pennylane (donc même si elles demeurent impayées, elles sont comptabilisées et resteront en statut « à payer » et donc non réconciliées à une opération bancaire dans Pennylane).

L’inventaire complet des actifs de la société est obligatoire au moins une fois par an, idéalement à la date de clôture des comptes annuels. Il permet de compter et vérifier physiquement les quantités réelles de produits (matières premières, marchandises, produits finis…) en stocks, de valoriser les stocks à leur coût d’achat pour ensuite être comptabilisés au bilan. Par la même occasion, les actifs immobilisés (investissements réalisés) sont inventoriés pour vérifier leur existence et confronter la réalité aux montants comptabilisés. Enfin, cette étape permet aussi de compter les espèces en caisse ou encore d’évaluer les chantiers et travaux/productions en cours à la date d’arrêté des comptes. Il s’agit d’une étape cruciale dans le cadre de l’arrêté des comptes pour garantir une clôture conforme à votre activité et aux normes de présentation comptable en vigueur.

Aussi appelé état de rapprochement bancaire, il s’agit de vérifier la concordance entre les opérations figurant sur le relevé bancaire et la comptabilité qui répertorie tous les règlements réalisés et tous les encaissements réceptionnés par votre entreprise. Le rapprochement des comptes bancaires vous permet d’avoir une vision claire de la trésorerie.

Il est important de confirmer le solde de vos clients pour détecter les impayés d’éventuels clients douteux dont la créance dont le recouvrement parait incertain devrait être provisionnée. Il convient également de confirmer les avances et acomptes reçus pour justifier d’éventuels soldes créditeurs qui pourraient également indiquer qu’une ou plusieurs factures de ventes manquent dans les comptes. Pour les fournisseurs, assurez-vous que toutes les factures reçues ont été transmises, payées ou non payées à date de clôture.

Pour une clôture de fin d’année irréprochable, il est important de passer des écritures comptables dites « de bilan » qui vous permettra de présenter les comptes selon les normes et principes comptables. Ceci relève de la mission de l’expert-comptable, dès lors il va enregistrer les charges à payer, les produits à recevoir, ainsi que les produits et charges constatées d’avance par exemple. Cette étape est primordiale pour une clôture complète dans le respect des principes comptables en vigueur. Pour ce faire et anticiper les demandes d’informations/documents, vous pouvez préparer lors de la période d’arrêté des comptes tous les documents utiles qui seraient à rattacher à l’exercice clos par une écriture de provision, par exemple, une marchandise livrée ou une prestation réalisée dans le cadre de l’exercice clos, mais dont la facture a été reçue qu’au courant de l’exercice suivant. Le montant sera provisionné par un jeu d’écritures de « factures non parvenues ».

Pour les produits, l’exercice constituera surtout à s’assurer que toutes les ventes ont bien été intégrées en comptabilité, par un contrôle de concordance du chiffre d’affaires entre l’outil de gestion commerciale et la comptabilité ou encore en analysant la suite des numéros de factures pour vérifier l’absence de trou ou doublon. Pour les charges, il s’agira surtout de vérifier que les charges externes récurrentes (loyers, dépenses mensuelles ou trimestrielles, etc.) sont bien exhaustives et les 12 factures bien intégrées par exemple.

Ici, il s’agit d’analyser les informations sur la situation financière et la performance de l’entreprise. Nos experts-comptables préparent alors :

• Le bilan qui fait référence à ce qu’on possède et ce qu'on doit ; il donne l’image de la situation du patrimoine de votre société à un instant t.
• Le compte de résultat, qui présente les revenus et dépenses comptabilisées afin de présenter le résultat net des opérations de l’exercice passé sur une période de 12 mois.
• L’annexe aux comptes annuels, le cas échéant, pour expliquer et compléter l’information financière donnée au lecteur des comptes annuels.
• Les soldes intermédiaires de gestion, permettant de mettre en exergue les principaux ratios clés de gestion (marge, valeur ajoutée, EBE…) et éventuellement, le tableau des flux de trésorerie, pour expliquer le passage du résultat de l’exercice au flux de trésorerie net disponible (CAF) généré.

Cette revue vous permet de comparer votre résultat avec des données antérieures ou des entreprises concurrentes pour réaliser expliquer vos comptes et leurs variations, repérer les anomalies et éventuellement suivre votre « réalisé » par rapport à votre « prévisionnel » et pouvoir piloter la société et prendre les bonnes décisions de gestion.

Afin d’être parfaitement prêts pour votre clôture, il est important de renseigner toutes les pièces justificatives de l’exercice telles que les factures de ventes, d’achats, les tableaux d’amortissement d’emprunt et autres justificatifs divers dans votre comptabilité. N’hésitez pas à demander en anticipation de la clôture à votre expert-comptable quels documents vous devrez préparer pour lui communiquer efficacement le moment venu pour optimiser les travaux de clôtures.

Après avoir fait le point sur la situation financière de votre entreprise au cours d’une présentation de vos comptes annuels, vous devez penser à la suite et évoquer les principales décisions et arbitrages à prendre avec votre expert-comptable. Contrairement à ce qu’on peut penser, préparer une nouvelle année n’est pas la tâche la plus facile. En effet, cette étape est déterminante pour la suite et la bonne conduite de votre entreprise. Votre expert-comptable sera à vos côtés pour vous conseiller et vous aider à prendre les bonnes décisions dans l’intérêt de votre entreprise et pour votre réussite !

En suivant ces 10 étapes aux côtés de votre expert-comptable, réalisez une clôture de fin d’année sereine de votre exercice. Pour tous besoins de renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur habituel chez NeoGex ou via le formulaire de contact de notre site web.